Quando uma empresa pondera a implementação de um novo ERP, podemos afirmar que provavelmente esta é uma das decisões mais difíceis de tomar.
É uma realidade que, no seio das empresas, surgem alguns receios quando se começa a ouvir que “estamos a estudar a possibilidade de melhorar a gestão global da organização e começámos a analisar soluções nesta área“.
São muitas as variáveis a considerar quando se coloca a possibilidade de se avançar com uma mudança para um novo ERP.
No entanto, não há que ter receio da mudança – o importante é que se acautelem adequadamente os fatores que levam a essa mudança e como a mesma deverá ocorrer.
Por que motivo a minha empresa necessita de um novo ERP?
A dada altura da sua evolução, as empresas sentem-se impelidas a ponderar a procura e seleção de um novo ERP.
De facto, as organizações, tal como as conhecemos na atualidade, não são uma mera cópia do seu passado, uma vez que tiveram de:
- evoluir ao longo dos anos;
- participar em mercados cada vez mais competitivos e exigentes;
- adaptar os seus processos internos, para responder às novas necessidades dos clientes;
- melhorar significativamente o serviço.
E tudo isto, sem descurar a questão da rentabilidade – similar ou sensivelmente mais elevada.
Claro que, esta esta evolução empresarial tem como base fundamental a própria evolução tecnológica. E é precisamente neste âmbito que as soluções informáticas – como os sistemas ERP, desempenham um papel determinante.
As razões para a implementação de um novo ERP
Em concreto, a questão que se coloca é: quais as situações que estão na base para se ponderar a necessidade de implementar um novo ERP – tomando em consideração que, de um modo geral, a empresa funciona de forma adequada, com resultados positivos e adaptada à realidade atual?
Em rigor, existem diversas razões que respondem a esta questão – muito embora frequentemente não exista essa consciência, nomeadamente:
- o negócio está a evoluir e, com o sistema atual, não é possível desenvolver a gestão da empresa adequadamente – e, menos ainda, da forma como tem vindo a ser efetuada;
- já não é possível abranger determinadas áreas da empresa, uma vez que o atual software ERP não disponibiliza uma solução standardizada para essas áreas específicas;
- na empresa, as equipas estão integradas, mas a ferramenta atual não permite a integração tecnológica entre departamentos – e, por esse motivo, muitas vezes, o departamento de produção não está considerado nesse ecossistema;
- a multiplicidade de sistemas faz com que não seja possível encontrar a informação pretendida ou, por outro lado, que se encontre a informação inadequada e/ou incorreta;
- cada departamento funciona como uma ilha, evoluindo de forma independente com as suas ferramentas específicas e próprias, sem ter um percurso comum com a restante empresa – o que é indispensável no contexto atual de mercado;
- à medida que a empresa vai crescendo, os processos de trabalho são mais lentos no ERP atual;
- não existe flexibilidade suficiente para a organização crescer tecnologicamente;
- o mercado mudou e são necessárias soluções que permitam trabalhar de forma deslocalizada, mas conectados quase permanentemente ou mesmo sem quaisquer limitações;
- não é possível desperdiçar tempo com duplicação de processos – que, em rigor, poderiam ser realizados de uma única vez e de forma transversal para toda a organização;
- a razão mais evidente consiste na obsolescência do atual sistema e na impossibilidade de o desenvolver no âmbito do ambiente habitual.
Hoje em dia, no setor industrial, a maioria das empresas não está consciente da necessidade de fazer evoluir o seu atual sistema de gestão. As razões mais comuns são:
- desconhecimento;
- dificuldade em efetuar mudanças a nível organizacional;
- planeamento dos investimentos e a complexidade da sua realização em função do ano em curso.
E, nesse sentido, a dificuldade em ponderar a possibilidade de implementação de um novo ERP.
Quais os 5 fatores-chave para detetar se a sua empresa necessita de um novo ERP?
É um facto incontestável que, mais cedo ou mais tarde, a evolução tecnológica irá acontecer no seio da organização. E, assim sendo, será necessário um novo sistema ERP.
A verdade é que, todos os fatores anteriormente listados têm um impacto direto no trabalho interno da organização, nas vendas e nos custos indiretos derivados da deficiente gestão de processos – afetando diretamente a margem do negócio.
Em concreto:
1. Processos de gestão com base em metodologias diversificadas
As metodologias duplicadas e não integradas aumentam desnecessariamente o tempo gasto em cada venda.
2. Equipas desconectadas
Ou seja, equipas que trabalham de forma independente – e, assim sendo, incapazes de trabalhar exatamente na mesma direção. Desta forma, cada departamento procura uma resposta para o seu próprio problema, mas não para o problema global da empresa.
3. Questões decorrentes da segurança e robustez da solução atual
A obsolescência das ferramentas atuais torna-as progressivamente mais expostas a riscos tecnológicos.
4. Incapacidade em gerir novos ambientes de trabalho para novos clientes
Neste sentido, torna-se difícil conhecer em rigor a rentabilidade das operações e, consequentemente, tomar decisões futuras.
5. Dificuldades em conhecer a situação real de rentabilidade da empresa
Para esse efeito, é necessário consultar as diferentes equipas para conhecer, em primeira mão, o resultado do seu trabalho.
Próximos passos: o processo de procura e seleção de um novo ERP
Apurada a necessidade de um novo ERP, a empresa deverá iniciar o processo de procura e seleção do sistema de gestão mais adequado para a sua organização.
Em rigor, selecionar um sistema de gestão é uma questão primordial para qualquer empresa – e não necessariamente pelo valor de investimento envolvido. De facto, tomar uma decisão estratégica correta desta dimensão pode afetar decisivamente os processos produtivos da empresa.
Na realidade, a cadeia de valor na indústria leva-nos a concluir que, caso não se efetue a escolha correta quanto ao sistema de ERP, muito provavelmente esta gerará consideráveis prejuízos nas operações do dia-a-dia, conduzindo à perda de competitividade do negócio durante um período de tempo substancial.
Neste sentido, para levar a cabo este processo de seleção, recomendamos que baseie a sua estratégia nas experiências de sucesso de outras empresas – sobretudo de empresas que atuam no mesmo setor.
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