En el post de hoy hablaremos sobre el beneficio industrial que aporta una herramienta de gestión. Pero antes, te recomendamos que leas el post: ¿Qué es la oficina técnica? Parte 1: Los fundamentos para construir tu propia oficina técnica.
En términos generales, podemos decir, que una de las causas principales por las que un proyecto industrial puede tener problemas o fracasar, es una mala planificación inicial y presupuestaria del proyecto. Ello, puede ser el resultado de una mala gestión por parte de la Gerencia de la empresa.
Si nos centramos en España, podemos comprobar que las estrategias de implantación de sistemas de gestión de proyectos, viene viéndose incrementada, y teniendo un mayor impacto en los últimos 10 años. Esta tendencia la veíamos primero a nivel de Europa del norte y se ha ido acercando cada vez más a nosotros.
¿Cómo resolver estos problemas de gestión?
Como decíamos al principio, es muy habitual encontrarnos con cantidad de problemas a la hora de acometer nuevos proyectos. Estos problemas, terminan desencadenando errores a la hora gestionar variables, como:
- Plazos
- Costes
- Presupuestos
El resultado suele ser, en la mayoría de los casos: severas dificultades e imprecisiones que se traducen en aumento de los costes.
Por estos motivos, la opción de implantar herramientas tecnológicas que nos permitan tener un mayor control de la gestión de los proyectos, se ha convertido en una acción imprescindible.
¿Qué ventajas tiene usar una herramienta de gestión para mis proyectos?
Nuestra prioridad como empresa, es que nuestros proyectos sean rentables desde el primer minuto. Para que esto se cumpla, la implementación de softwares de gestión de datos puede ser la clave.
El incremento sobre el uso de sistemas de este tipo, como es la gestión de proyectos, está ligado a los beneficios que aporta trabajar teniendo bajo control en todo momento la gestión de los datos de cada proyecto, y la importancia que aporta para la empresa independientemente del sector en el que operemos, pero es verdad, que el mayor incremento se da en los sectores tecnológicos o de consultoría, en los que las oficinas técnicas, generan gran cantidad de documentación.
Dicho esto, podremos decir que las principales ventajas con las que nos encontramos al usar herramientas de gestión de documentación en nuestra empresa para la gestión de los proyectos son:
- Recogida de información. Existe un sistema que nos recoge toda la información de cada proyecto, sin tener la posibilidad de que extraviar cualquier documento.
- Control total sobre el proyecto.Se consigue una visión de conjunto que ayuda a la organización, la planificación y seguimiento del proyecto, desde el origen hasta el final del mismo.
- Análisis de desviaciones. Teniendo controlada la información de cada proyecto, tenemos la posibilidad de analizar cualquier desviación en cuanto a tiempos, presupuesto, gastos, etc.
- Mejora la comunicación interna. Mejora la comunicación interdepartamental, siendo esta más fluida, directa, sencilla y fiable.
Hay que entender, que esta nueva forma de trabajo, en la que la gestión de los proyectos dentro de nuestro departamento técnico, toma mayor importancia, la implantación de un sistema/software que nos ayude a gestionar correctamente toda la documentación generada de cada proyecto, es primordial para evitar cualquier posible error o problema con el que nos podamos encontrar, y que repercuta en la rentabilidad de los proyectos, siempre y cuando provenga de factores externos que nosotros no controlamos.
Seguramente las grandes empresas, cuenten con departamentos de proyectos propios que les desarrollen herramientas que les ayudan a gestionar toda esta documentación, pero si nos centramos en las PYMES o empresas más pequeñas, es imprescindible la utilización de alguna solución de fácil uso y que les permita tener agilidad en la gestión de la documentación, y por descontado, que su coste sea reducido.
¿Cómo elegir una herramienta de gestión adecuada para mi empresa?
En el momento actual en el que nos encontramos, y después de todo lo vivido en estos últimos meses, cada vez más, el mercado demanda productos de alta calidad y en el menor tiempo posible. Por esta razón, muchas compañías han recurrido a soluciones que les permitan gran velocidad de trabajo, y la automatización de sus procesos de desarrollo de producto, lo que provoca la creación de gran cantidad de documentación generada no solo del diseño, sino de todos los procesos del producto, e implica la necesidad de trabajar con un sistema que les ayude a gestionar todos estos datos.
Para elegir una herramienta de gestión documental para los diferentes proyectos que podemos encontrarnos en nuestro día a día, tendremos que dar respuesta a la siguiente pregunta:
¿Qué requisitos mínimos tiene que tener un sistema de gestión documental?
- Almacenamiento documental seguro
- Información centralizada
- Uso sencillo y ágil
- Disponibilidad de un motor de búsqueda avanzado
- Para el uso de archivos CAD, es fundamental que el sistema:
- Gestione las estructuras de archivos específicos
- Entienda sus relaciones e interdependencias.
- Leer datos CAD que no sean sólo de geometría
- Control de versiones
