A implementação de um ERP ou Enterprise Resource Planning é um processo estratégico capaz de transformar a gestão das organizações, melhorando a sua eficiência, controlo e capacidade de resposta.
Neste artigo, explicitamos as principais fases deste processo, boas práticas e cuidados necessários para garantir uma transição bem-sucedida. De forma sumária:
- a implementação bem planeada de um ERP é essencial para otimizar processos e integrar todas as áreas de negócio;
- o sucesso da implementação de um ERP depende tanto da tecnologia escolhida, como da equipa responsável e da preparação da empresa para a mudança.
A atualidade da implementação de um ERP
O investimento e implementação de um sistema ERP traz consigo inúmeras vantagens.
Ainda assim, a implementação, pela sua complexidade, exige um planeamento rigoroso e estratégia bem delineada, na medida em que:
- por um lado, está em causa um investimento financeiro e de recursos significativo;
- por outro lado, a morosidade da integração de sistemas e restantes etapas pode ser mais ou menos longa, dependendo das especificidades do próprio negócio e eficiência com que for realizada.
Para que este processo de implementação seja bem-sucedido, a qualidade do plano definido para este projeto de implementação do ERP será crucial.
O que é a implementação de um ERP?
A implementação de um ERP é o processo através do qual uma empresa adota um sistema integrado para a gestão dos processos-chave da sua organização: finanças, produção, inventário, vendas, compras e recursos humanos. Isto é, não se trata apenas de instalar um software, mas de transformar digitalmente o funcionamento interno do negócio.
Dentre os principais benefícios, listamos os seguintes:
- melhoria da eficiência operacional;
- redução de erros e tarefas duplicadas;
- maior controlo e rastreabilidade dos processos;
- automatização dos fluxos de trabalho;
- tomada de decisões com base em dados, em tempo real.
Qual o papel do ERP na digitalização industrial?
No contexto do processo de transformação digital da indústria, o ERP atua como a espinha dorsal das operações da empresa.
O sistema ERP integra as diferentes áreas da empresa e conecta-se com outras ferramentas empresariais – tais como: sistemas MES, plataformas IoT. Isto permite que as empresas se adaptem a um modelo mais ágil, escalável e automatizado, característico das Smart Factories ou Fábricas Inteligentes.
As Etapas-chave na implementação um ERP
Dentre as etapas-chave na implementação de um ERP, listamos:
1. Análise de necessidades e Planeamento
O primeiro passo é efetuar uma análise detalhada das necessidades. Isto implica compreender como funcionam os processos atuais, identificar estrangulamentos e definir os objetivos que se pretendem alcançar. Esta fase deve incluir os responsáveis de cada área.
Na realidade, um planeamento adequado reduz os riscos do projeto. Ou seja, é necessário definir prazos, recursos e responsabilidades – e, assim, um cronograma realista e fases de teste.
2. Seleção do ERP adequado e do respetivo Fornecedor
Selecionar um ERP adequado não é apenas uma questão de funcionalidades. O sistema ERP deve adaptar-se à realidade e dimensão da empresa, permitir escalabilidade futura e facilitar a integração com outras ferramentas.
De igual modo, é importante selecionar um fornecedor de confiança e com experiência e que ofereça suporte técnico, formação e capacidade de personalização do ERP.
3. Configuração, personalização e integração
Uma vez selecionado o sistema ERP, inicia-se a fase de configuração e personalização. O ERP deve ser adaptado às necessidades e requisitos do negócio, fluxos de aprovação, legislação fiscal local e estrutura de produtos. Em alguns casos, são desenvolvidas funcionalidades específicas.
A integração de sistemas é fundamental para conectar o ERP a outros softwares já existentes – tais como: CRM, WMS ou Warehouse Management System, MES ou Manufacturing Execution System ou ferramentas de BI ou Business Intelligence.
Processos críticos durante a implementação de um ERP
Na implementação de um ERP, deverão ser considerados sobretudo 3 processos críticos – tais como:
1. Migração de dados e testes funcionais
A migração de dados é um momento crucial. Envolve a transferência de informação de clientes, fornecedores, produtos, histórico e documentos dos sistemas anteriores para o novo ERP. Especificamente, este processo deve ser precedido por uma depuração e validação exaustivas.
Antes do lançamento definitivo, deverão ser efetuados testes funcionais, para verificar se os módulos funcionam corretamente e se os utilizadores compreendem os novos procedimentos.
2. Capacitação e formação da equipa
A formação da equipa é um dos fatores-chave para o sucesso da implementação. Todos os utilizadores devem receber formação acerca da utilização do novo sistema – desde os operadores até aos responsáveis de área.
A formação deve ser adaptada a cada perfil de utilizador, sendo conveniente estabelecer um plano de formação gradual e materiais de consulta.
3. Gestão da mudança e Suporte Técnico
A gestão da mudança é fundamental para diminuir a resistência interna. Isto implica comunicar o objetivo do projeto adequadamente, envolver as equipas desde o início e demonstrar os benefícios para cada área.
Por seu turno, o suporte técnico pós-implementação garante a resolução de incidentes e acompanha os utilizadores durante a transição.
Avaliação do sucesso de implementação do ERP
Para avaliação da implementação do ERP, é essencial considerarem-se os seguintes parâmetros:
Indicadores-chave de Desempenho (KPIs)
Para determinar se a implementação do ERP foi bem-sucedida, é essencial estabelecer Indicadores-chave de Desempenho (KPIs). Listamos abaixo alguns exemplos:
- Tempo de processamento das encomendas;
- Nível de erros na gestão de stocks;
- Custos administrativos;
- Tempo de resposta ao cliente.
Efetivamente, estes dados permitem avaliar as melhorias alcançadas e justificar o projeto perante a direção.
Avaliação do Retorno do Investimento (ROI)
O Retorno do Investimento (ROI) mede o impacto económico da implementação do sistema ERP. Em concreto, estabelece-se a comparação entre custos de implementação vs. benefícios obtidos – nomeadamente, em termos de: redução de erros, melhoria da produtividade, economia de tempo e recursos.
Um ERP adequado não só tem a capacidade para otimizar processos, como também se torna um ativo estratégico para o crescimento do negócio.
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Sistema ERP e Smart Factories: rumo a uma Indústria Conectada
O processo de Transformação Digital na indústria está a ser impulsionado pela convergência entre os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e as Smart Factories. Na realidade, esta integração permite uma gestão centralizada e em tempo real de todos os processos, promovendo maior eficiência e visibilidade operacional.
A integração do sistema ERP com tecnologias como IoT, Inteligência Artificial e automação, as fábricas tornam-se mais conectadas, autónomas, inteligentes e eficientes, com fluxos de dados contínuos entre o chão de fábrica e os níveis de gestão. Em consequência, é possível alcançar uma produção mais eficiente, ágil, flexível e com maior capacidade de resposta ao mercado – e, portanto, mais capacidade de adaptação e inovação contínua.
Assim sendo, no contexto da Indústria 4.0, o ERP assume um papel estratégico, permitindo que dados, pessoas e máquinas colaborem de forma coordenada e inteligente.
No fundo, a transformação digital não é apenas tecnológica — é estratégica para garantir competitividade num mercado em constante evolução.
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Integração do ERP com Sistemas Digitais e Automação
No caminho rumo às Smart Factories ou Fábricas Inteligentes, o ERP torna-se o centro de operações, na medida em que coordena dados, máquinas, pessoas e decisões. Além do mais, o ERP integrado com sistemas MES, sensores IoT e plataformas de Inteligência Artificial permite a automatização de tarefas e tomada de decisões em tempo real.
Assim, é possível obter uma produção mais flexível, rastreável e rentável.
O ERP como núcleo central das Fábricas Inteligentes
Uma Fábrica Inteligente exige que todos os elementos estejam integrados e que a informação flua sem entraves.
O ERP centraliza a informação das áreas de vendas, produção, logística e finanças, numa única plataforma, permitindo uma visão global e gestão preditiva.
Graças à sua capacidade de automatização e análise, o sistema ERP impulsiona a eficiência, reduz os tempos de inatividade e melhora a adaptabilidade à mudança.
RPS NEXT: o ERP Industrial
Na Ibernova, apoiamos as empresas industriais na sua missão de transformação digital, com soluções funcionais, escaláveis e adaptadas às suas necessidades e requisitos específicos.
O nosso software ERP proprietário – o RPS NEXT, foi desenvolvido pela e para a indústria, de forma a dar resposta às exigências e desafios do ambiente industrial.
O RPS NEXT destaca-se dos demais ERPs pela sua capacidade de integração com sistemas de fábrica, controlo de produção e rastreabilidade em tempo real. Além do mais, adapta-se a setores com elevada complexidade operacional, permitindo uma gestão total da cadeia de valor: desde compras e engenharia até à expedição e serviço pós-venda.
Ao implementar o RPS NEXT, os nossos clientes têm acesso a um sistema robusto, flexível e alinhado com os princípios da Indústria 4.0.
Na realidade, o RPS NEXT não só permite a digitalização, como também a otimização de cada processo-chave, promovendo a evolução rumo às Smart Factories.
No âmbito deste tema, recomendamos, ainda, a leitura de outros artigos que já publicámos:
. ERP: 7 fatores essenciais para selecionar um sistema de gestão
. 5 Fatores-chave para saber se a sua empresa necessita de um novo ERP
. ERP Vertical vs. ERP Horizontal | Qual o mais adequado para o meu negócio?
. Sistemas ERP | Quais os mais utilizados? Como selecionar o ERP mais adequado para a sua empresa?
. RPS NEXT | O ERP Industrial – Módulos, tipologias e benefícios
. ERP Industrial | O que é? Quais os benefícios para a sua empresa?
. RPS NEXT – O ERP Industrial rumo à Indústria 4.0
. Sistema ERP Cloud | O que é? Quais os benefícios?
. Dashboard Industrial | O que é? Qual o seu contributo para a melhoria da tomada de decisão?
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. ERP Integrado | O que é? Quais os benefícios específicos para o setor industrial?
. Novas Formas de Organização de uma Empresa: da Transformação Digital à Fluidez Organizacional