A implementação de um ERP ou Enterprise Resource Planning é um processo estratégico capaz de transformar a gestão das organizações, melhorando a sua eficiência, controlo e capacidade de resposta.
Neste artigo, explicitamos as principais fases deste processo, boas práticas e cuidados necessários para garantir uma transição bem-sucedida. De forma sumária:
- a implementação bem planeada de um ERP é essencial para otimizar processos e integrar todas as áreas de negócio;
- o sucesso da implementação de um ERP depende tanto da tecnologia escolhida, como da equipa responsável e da preparação da empresa para a mudança.
A atualidade da implementação de um ERP
O investimento e implementação de um sistema ERP traz consigo inúmeras vantagens.
Ainda assim, a implementação, pela sua complexidade, exige um planeamento rigoroso e estratégia bem delineada, na medida em que:
- por um lado, está em causa um investimento financeiro e de recursos significativo;
- por outro lado, a morosidade da integração de sistemas e restantes etapas pode ser mais ou menos longa, dependendo das especificidades do próprio negócio e eficiência com que for realizada.
Para que este processo de implementação seja bem-sucedido, a qualidade do plano definido para este projeto de implementação do ERP será crucial.
O que é a implementação de um ERP?
A implementação de um ERP é o processo através do qual uma empresa adota um sistema integrado para a gestão dos processos-chave da sua organização: finanças, produção, inventário, vendas, compras e recursos humanos. Isto é, não se trata apenas de instalar um software, mas de transformar digitalmente o funcionamento interno do negócio.
Dentre os principais benefícios, listamos os seguintes:
- melhoria da eficiência operacional;
- redução de erros e tarefas duplicadas;
- maior controlo e rastreabilidade dos processos;
- automatização dos fluxos de trabalho;
- tomada de decisões com base em dados, em tempo real.
Qual o papel do ERP na digitalização industrial?
No contexto do processo de transformação digital da indústria, o ERP atua como a espinha dorsal das operações da empresa.
O sistema ERP integra as diferentes áreas da empresa e conecta-se com outras ferramentas empresariais – tais como: sistemas MES, plataformas IoT. Isto permite que as empresas se adaptem a um modelo mais ágil, escalável e automatizado, característico das Smart Factories ou Fábricas Inteligentes.
As Etapas-chave na implementação um ERP
Dentre as etapas-chave na implementação de um ERP, listamos:
1. Análise de necessidades e Planeamento
O primeiro passo é efetuar uma análise detalhada das necessidades. Isto implica compreender como funcionam os processos atuais, identificar estrangulamentos e definir os objetivos que se pretendem alcançar. Esta fase deve incluir os responsáveis de cada área.
Na realidade, um planeamento adequado reduz os riscos do projeto. Ou seja, é necessário definir prazos, recursos e responsabilidades – e, assim, um cronograma realista e fases de teste.
2. Seleção do ERP adequado e do respetivo Fornecedor
Selecionar um ERP adequado não é apenas uma questão de funcionalidades. O sistema ERP deve adaptar-se à realidade e dimensão da empresa, permitir escalabilidade futura e facilitar a integração com outras ferramentas.
De igual modo, é importante selecionar um fornecedor de confiança e com experiência e que ofereça suporte técnico, formação e capacidade de personalização do ERP.
3. Configuração, personalização e integração
Uma vez selecionado o sistema ERP, inicia-se a fase de configuração e personalização. O ERP deve ser adaptado às necessidades e requisitos do negócio, fluxos de aprovação, legislação fiscal local e estrutura de produtos. Em alguns casos, são desenvolvidas funcionalidades específicas.
A integração de sistemas é fundamental para conectar o ERP a outros softwares já existentes – tais como: CRM, WMS ou Warehouse Management System, MES ou Manufacturing Execution System ou ferramentas de BI ou Business Intelligence.
La integración de sistemas es clave para conectar el ERP con otros softwares ya existentes: CRM, SGA, MES o herramientas de BI.
Processos críticos durante a implementação de um ERP
Na implementação de um ERP, deverão ser considerados sobretudo 3 processos críticos – tais como:
1. Migração de dados e testes funcionais
A migração de dados é um momento crucial. Envolve a transferência de informação de clientes, fornecedores, produtos, histórico e documentos dos sistemas anteriores para o novo ERP. Especificamente, este processo deve ser precedido por uma depuração e validação exaustivas.
Antes do lançamento definitivo, deverão ser efetuados testes funcionais, para verificar se os módulos funcionam corretamente e se os utilizadores compreendem os novos procedimentos.
2. Capacitação e formação da equipa
A formação da equipa é um dos fatores-chave para o sucesso da implementação. Todos os utilizadores devem receber formação acerca da utilização do novo sistema – desde os operadores até aos responsáveis de área.
A formação deve ser adaptada a cada perfil de utilizador, sendo conveniente estabelecer um plano de formação gradual e materiais de consulta.
3. Gestão da mudança e Suporte Técnico
A gestão da mudança é fundamental para diminuir a resistência interna. Isto implica comunicar o objetivo do projeto adequadamente, envolver as equipas desde o início e demonstrar os benefícios para cada área.
Por seu turno, o suporte técnico pós-implementação garante a resolução de incidentes e acompanha os utilizadores durante a transição.
El soporte técnico post-implementación asegura la resolución de incidencias y acompaña a los usuarios durante la transición.
Avaliação do sucesso de implementação do ERP
Para avaliação da implementação do ERP, é essencial considerarem-se os seguintes parâmetros:
Indicadores-chave de Desempenho (KPIs)
Para determinar se a implementação do ERP foi bem-sucedida, é essencial estabelecer Indicadores-chave de Desempenho (KPIs). Listamos abaixo alguns exemplos:
- Tempo de processamento das encomendas;
- Nível de erros na gestão de stocks;
- Custos administrativos;
- Tempo de resposta ao cliente.
Efetivamente, estes dados permitem avaliar as melhorias alcançadas e justificar o projeto perante a direção.
Avaliação do Retorno do Investimento (ROI)
O Retorno do Investimento (ROI) mede o impacto económico da implementação do sistema ERP. Em concreto, estabelece-se a comparação entre custos de implementação vs. benefícios obtidos – nomeadamente, em termos de: redução de erros, melhoria da produtividade, economia de tempo e recursos.
Um ERP adequado não só tem a capacidade para otimizar processos, como também se torna um ativo estratégico para o crescimento do negócio.
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Sistema ERP e Smart Factories: rumo a uma Indústria Conectada
O processo de Transformação Digital na indústria está a ser impulsionado pela convergência entre os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e as Smart Factories. Na realidade, esta integração permite uma gestão centralizada e em tempo real de todos os processos, promovendo maior eficiência e visibilidade operacional.
A integração do sistema ERP com tecnologias como IoT, Inteligência Artificial e automação, as fábricas tornam-se mais conectadas, autónomas, inteligentes e eficientes, com fluxos de dados contínuos entre o chão de fábrica e os níveis de gestão. Em consequência, é possível alcançar uma produção mais eficiente, ágil, flexível e com maior capacidade de resposta ao mercado – e, portanto, mais capacidade de adaptação e inovação contínua.
Assim sendo, no contexto da Indústria 4.0, o ERP assume um papel estratégico, permitindo que dados, pessoas e máquinas colaborem de forma coordenada e inteligente.
No fundo, a transformação digital não é apenas tecnológica — é estratégica para garantir competitividade num mercado em constante evolução.
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Integração do ERP com Sistemas Digitais e Automação
No caminho rumo às Smart Factories ou Fábricas Inteligentes, o ERP torna-se o centro de operações, na medida em que coordena dados, máquinas, pessoas e decisões. Além do mais, o ERP integrado com sistemas MES, sensores IoT e plataformas de Inteligência Artificial permite a automatização de tarefas e tomada de decisões em tempo real.
Assim, é possível obter uma produção mais flexível, rastreável e rentável.
O ERP como núcleo central das Fábricas Inteligentes
Uma Fábrica Inteligente exige que todos os elementos estejam integrados e que a informação flua sem entraves.
O ERP centraliza a informação das áreas de vendas, produção, logística e finanças, numa única plataforma, permitindo uma visão global e gestão preditiva.
Graças à sua capacidade de automatização e análise, o sistema ERP impulsiona a eficiência, reduz os tempos de inatividade e melhora a adaptabilidade à mudança.
RPS NEXT: o ERP Industrial
Na Ibernova, apoiamos as empresas industriais na sua missão de transformação digital, com soluções funcionais, escaláveis e adaptadas às suas necessidades e requisitos específicos.
O nosso software ERP proprietário – o RPS NEXT, foi desenvolvido pela e para a indústria, de forma a dar resposta às exigências e desafios do ambiente industrial.
O RPS NEXT destaca-se dos demais ERPs pela sua capacidade de integração com sistemas de fábrica, controlo de produção e rastreabilidade em tempo real. Além do mais, adapta-se a setores com elevada complexidade operacional, permitindo uma gestão total da cadeia de valor: desde compras e engenharia até à expedição e serviço pós-venda.
Ao implementar o RPS NEXT, os nossos clientes têm acesso a um sistema robusto, flexível e alinhado com os princípios da Indústria 4.0.
Na realidade, o RPS NEXT não só permite a digitalização, como também a otimização de cada processo-chave, promovendo a evolução rumo às Smart Factories.
No âmbito deste tema, recomendamos, ainda, a leitura de outros artigos que já publicámos:
. ERP: 7 fatores essenciais para selecionar um sistema de gestão
. 5 Fatores-chave para saber se a sua empresa necessita de um novo ERP
. ERP Vertical vs. ERP Horizontal | Qual o mais adequado para o meu negócio?
. Sistemas ERP | Quais os mais utilizados? Como selecionar o ERP mais adequado para a sua empresa?
. RPS NEXT | O ERP Industrial – Módulos, tipologias e benefícios
. ERP Industrial | O que é? Quais os benefícios para a sua empresa?
. RPS NEXT – O ERP Industrial rumo à Indústria 4.0
. Sistema ERP Cloud | O que é? Quais os benefícios?
. Dashboard Industrial | O que é? Qual o seu contributo para a melhoria da tomada de decisão?
. Estratégia de Sustentabilidade Empresarial
. ERP Integrado | O que é? Quais os benefícios específicos para o setor industrial?
. Novas Formas de Organização de uma Empresa: da Transformação Digital à Fluidez Organizacional