Ineficiencia empresarial: ¿Cómo impacta a la rentabilidad?

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Los empleados de una organización a menudo desperdician una parte significativa de su tiempo (alrededor del 20% en promedio) buscando desesperadamente documentos en los diversos repositorios y servidores de la empresa. Esta situación, por más impersonal que parezca, es una realidad constante que enfrentan la mayoría de las empresas en su rutina diaria: la «pesadilla de la gestión documental» y la ineficiencia empresarial.

En muchas ocasiones, estos documentos son esenciales para su reutilización en nuevos proyectos, ajustes a proyectos existentes o para proporcionar respuestas a nuestro departamento de producción (que no puede detenerse), así como a nuestros clientes o proveedores.

El contacto continuo con nuestros clientes nos lleva a reflexionar de forma constante sobre este tema y destapa los problemas derivados de una gestión documental y de versiones inadecuadas, contribuyendo significativamente a la ineficiencia empresarial. Entonces nos surgen preguntas como:

  • ¿Cómo elimino el coste de tiempo invertido en buscar documentación?
  • ¿Cómo evito errores de fabricación o montaje por documentación obsoleta?
  • ¿Cómo puedo sacar más partido al tiempo de mis operarios?
  • ¿Cómo puedo reducir tiempos en mis procesos de gestión?
  • ¿Cómo puedo optimizar el tiempo que empleamos en comunicarnos entre todos los departamentos?

En el contexto industrial, donde la mayoría de las empresas atraviesan una fase crucial de diseño de productos, ya sea llevada a cabo internamente por la organización o en colaboración con agentes externos (colaboradores, clientes, etc.), resulta fundamental tener un control preciso sobre la ubicación de todos los documentos necesarios para la fabricación. Es esencial conocer y compartir las versiones más recientes, garantizar un mantenimiento adecuado y, al mismo tiempo, lidiar con la ineficiencia empresarial relacionada con la gestión documental. En este escenario, la capacidad para gestionar eficientemente estos recursos se convierte en un factor determinante para el éxito y la productividad de la empresa.

ineficiencia industrial

Para automatizar y optimizar estos procesos, existen herramientas de gestión documental o PDM. Las eficiencias generadas, la reducción de errores y los ahorros de tiempo proporcionados por estas herramientas no solo mejoran la productividad, sino que también contribuyen a mitigar la ineficiencia empresarial. Estos beneficios indirectos son valiosos para la industria. No obstante, la implementación de estas soluciones implica un costo. Por esta razón, es crucial llevar a cabo un análisis de retorno de inversión (ROI) para evaluar adecuadamente esta inversión y entender cómo puede reducir la ineficiencia empresarial.

Al realizar un estudio de rentabilidad para dicha inversión, es imperativo contar con la información necesaria, aunque al final, este análisis sea solo una aproximación a la realidad. Un factor fundamental que incide directamente en la rentabilidad de las organizaciones se deriva del control preciso de los costos indirectos, incluida la ineficiencia empresarial. Al final del día, todo se traduce en un margen, pero dentro de este margen existen numerosos factores que inciden indirectamente y que a menudo son pasados por alto: una gestión deficiente de nuestros datos puede llevar a posibles errores de fabricación y pérdida de tiempo en la búsqueda y comunicación de información. Estos factores, aunque no siempre sean tangibles, pueden tener un impacto significativo en la eficiencia operativa y, en última instancia, en la rentabilidad global de la empresa, ayudando a combatir la ineficiencia empresarial de manera efectiva.

Por eso os vamos a dar algunas pautas para un cálculo del ROI de una implantación de un sistema de Gestión documental en una pyme industrial, ya que a menudo las reducciones de costes asociados (o mejoras potenciales) pasan desapercibidas:

  • Si ya sabemos que la media del tiempo que ocupa un usuario en buscar documentación es de un 20%
    • ¿Cuántos usuarios tenemos en OT?
    • ¿Y en otros departamentos que también manejan documentos?
  • ¿Cuántos BOM (listados de material) se generan al año en nuestra OT?
  • ¿Cuánto tiempo se invierte en pasar la información de las BOM a nuestro ERP?
  • ¿Cuántos ECO (Ordenes de cambio) generamos al año? ¿Estos cambios suponen un coste en producción?
  • ¿Cuánto tiempo se invierte en pasar documentación entre los empleados (correos de petición, búsqueda del documento, correo de envío, …)?
  • ¿Cuánto tiempo se emplea en tareas y actividades que se podrían automatizar (guardar documentos, generar pdf, dar avisos a otros compañeros, …)?

Pues bien, dando respuesta a estas preguntas y conociendo el precio/hora de nuestros empleados, se puede hacer un estudio bastante fiable de cuándo tendremos amortizada la inversión para que nos de beneficios y consigamos que nuestra empresa sea más rentable.

Descarga nuestra calculadora de rentabilidad y averigua cuanto puedes mejorar la rentabilidad de tu empresa con una simple implantación de un PDM:

En Ibermatica An Ayesa Company, llevamos muchos años construyendo escenarios óptimos para clientes que han pasado por problemáticas parecidas, entendiendo dónde se debe incidir para mejorar procesos de la organización que muchas veces no son visibles a primera vista pero que suponen una repercusión directa sobre el margen de cada proyecto y por tanto de la RENTABILIDAD de las empresas.

No te dejes caer en la ineficiencia empresarial y contáctanos.

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